Diese Woche habe ich neue Erfahrungen in einem altbekannten Thema, nämlich Expert Debriefing, gesammelt.
Die Geschichte:
Am Montag stand der zweite und auch schon letzte Debriefing-Termin mit einer langjährigen Mitarbeiterin einer Kommunalverwaltung und deren Vorgesetzten an, wie so oft in der öffentlichen Verwaltung (noch) ohne Nachfolge. Aufgrund der aktuellen Situation war früh klar, dass der Termin nicht wie geplant vor Ort stattfinden konnte. Ich habe daher vorgeschlagen, das Gespräch virtuell über eine Webkonferenz zu führen. Ich muss gestehen zu meiner Überraschung – man neigt ja dazu unsere Verwaltung zu unterschätzen – waren alle Beteiligten bereit, sich auf dieses Experiment einzulassen. Auch, weil der letzte Arbeitstag der Mitarbeiterin unmittelbar bevorstand und es die letzte Chance war, weiteres wertvolles Erfahrungswissen zu sichern. Leider hat dann ein Technik-Check gezeigt, dass die Mitarbeiterin sich nicht mit der Webconferencing-Plattform verbinden konnte. Kurzentschlossen haben wir uns entschieden, dann einfach nur zu telefonieren. Und haben dies, einschließlich einer kurzen Pause, auch ungefähr drei Stunden lang getan.
Meine Erkenntnisse:
Wissenstransfer über das Telefon kann funktionieren. Allerdings war meines Erachtens sehr hilfreich, dass…
…ein erstes persönliches Gespräch bereits stattgefunden hatte
…die Wissenslandkarte in diesem ersten Gespräch schon grundlegend aufgebaut und zu einzelnen Themen bereits weit fortgeschritten war
…weitgehend gut strukturier- und verbalisierbare Arbeitsabläufe im Vordergrund standen
Wissenstransfer per Telefon ist sicherlich keine Option, wenn auch ein persönliches Gespräch möglich ist. Wenn dies nicht der Fall ist, sind Video- oder Webkonferenz eher die Mittel der Wahl. Aber wenn alle Stricke reißen, geht es tatsächlich auch per Telefon! Wieder was gelernt!
Sie wissen gar nicht, was ein Expert Debriefing ist? Dann schauen Sie hier.
Liebe Gabriele!
Danke für das Teilen dieser wertvollen Erfahrung! Derzeit (und wird wahrscheinlich auch noch länger so sein) ist ein F2F-Wissenstransfer unmöglich. Ich habe noch nie ein Transfergespräch rein telefonisch gemacht. Daher ist deine Beschreibung so wichtig für mich, es doch einmal zu „wagen“ unter Berücksichtigung der von dir beschriebenen Rahmenbedingungen.
Was mir einmal gut gelungen ist, ist die Erarbeitung einer Wissenslandkarte rein über eMail. Der Wissensgeber (WG) hat mir eine Liste seiner Aufgaben- und Wissensgebiete gemailt. Ich habe daraus eine Mindmap „gebastelt“ und dem WG wieder zugeschickt. Leider war das nur im PDF-Format möglich, weil der WG kein Mindmapping-Tool zur Verfügung hatte. Es sind einige Mails hin- und hergegangen, bis der WG (und ich ;-)) mit dem Ergebnis zufrieden war. Anschließend stellte der WG in einem 1,5-stündigen Meeting, das ich moderiert habe, diese Wissenslandkarte allen Wissensnehmern vor. Die Führungskraft war ebenfalls anwesend und hat alle dazu motiviert die Wissenslandkarte gemeinsam weiter zu befüllen und weiterzuentwickeln.
Rahmenbedingungen waren:
– persönliches Kennenlernen des WG
– Vereinbarung dieser Vorgehensweise
– hohe Motivation des WG, sein Wissen zur Verfügung zu stellen (er kehrte nach 1 Jahr aus dem Bildungskarenz wieder an seine alte Stelle zurück)
– Unterstützung der Führungskraft
– großes Interesse der WN an den Inhalten, da sie gemeinsam die Funktion des WG während seiner Abwesenheit (ohne Kommunikationsmöglichkeiten mit ihm) erfüllen mussten
Ich habe den WG einige Zeit nach seiner Rückkehr gefragt, wie es ihm gehe. Sein Feedback war, dass er nach seiner Rückkehr mehr oder weniger lückenlos anschließen konnte.
Je nach Situation muss frau sich halt sehr flexibel darauf einstellen, wie deine Geschichte so schön zeigt.
Liebe Grüße und weiterhin viel Erfolg bei deinen Wissenstransfers
Angelika
Liebe Angelika,
vielen Dank für dein Feedback, das ist sehr hilfreich. Ich stimme dir nach dieser Erfahrung zu, dass das persönliche Kennenlernen am Anfang des Prozesses extrem wichtig für das Gelingen in diesem Rahmen war. Die anderen von dir genannten Punkte sind ebenso richtig, aber grundsätzlich auf jeden Fall auch für Präsenz-Interviews, nicht spezifisch für die virtuelle Variante, gell?
Herzlichen Gruß
Gabriele